Persondatapolitik

FORMÅL OG INDLEDENDE BEMÆRKNINGER

Formålet med denne persondatapolitik er at forklare, hvilke personoplysninger Boghandler Henning Clausens Fond, CVR-nr. 35405062, Rådhuspladsen 3, 8000 Aarhus C (“Fonden”) behandler, samt hvorfor og hvordan Fonden behandler sådanne personoplysninger, herunder i hvilket omfang Fonden videregiver oplysningerne til tredjeparter.

Fonden anbefaler derfor, at du læser denne persondatapolitik omhyggeligt igennem.

Fonden er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, og hvis du har spørgsmål til Fondens behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Fonden via følgende kontaktoplysninger:
Boghandler Henning Clausens Fond
Rådhuspladsen 3
8000 Aarhus C
Danmark
E-mail: kontakt@boghandlerhenningclausensfond.dk

HVILKE PERSONOPLYSNINGER BEHANDLER FONDEN

Hvis du henvender dig til Fonden, f.eks. i forbindelse med en ansøgning, behandler Fonden i udgangspunktet de personoplysninger, som du sender til Fonden.

I forbindelse med behandling af ansøgninger om støtte indsamles sædvanligvis almindelige personoplysninger som navn, titel, evt. CVR-nr. og kontaktoplysninger som telefonnr. og e-mailadresse om projektejeren, -lederen, ansøgeren og evt. samarbejdspartnere eller ansatte i disse, hvis der er tale om juridiske personer. Herudover indsamles der beskrivelser af og forventninger til projektet, der ansøges om støtte til.

Fonden frabeder sig at modtage CPR-nr. og personfølsomme oplysninger i forbindelse med en ansøgning om støtte. Hvis Fonden alligevel skulle modtage personfølsomme oplysninger, vil sådanne oplysninger ikke blive behandlet, men derimod blive slettet.

HVORFOR OG HVORDAN BEHANDLER FONDEN PERSONOPLYSNINGER

Fonden bruger de indsamlede oplysninger til at behandle ansøgningen om støtte og træffe beslutning om bevillingstilsagn eller afslag af støtte til det ansøgte formål samt til delvis offentliggørelse af eventuelle bevillinger. Fonden offentliggør ikke oplysninger om modtagere af afslag. Offentliggørelse af bevillinger sker i Fondens årsrapporter og eventuelt i andre formidlingssammenhænge.

Retsgrundlaget for behandling af de fremsendte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f, hvorefter behandling er nødvendig for at kunne vurdere en ansøgning og overholde vilkårene for et bevillingstilsagn, samt for at Fonden kan forfølge sin legitime interesse i at vurdere, behandle og administrere ansøgninger, kommunikere med ansøgere, dele viden om projekterne, leve op til Anbefalingerne for god Fondsledelse og kunne kontrollere om ansøgere tidligere har ansøgt Fonden om støtte. I det omfang, der behandles personoplysninger om ansatte i ansøgende juridiske personer og om samarbejdspartnere, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. I det omfang, der behandles personoplysninger om ansøgeren, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og f.

Fonden opbevarer oplysningerne, så længe det er nødvendigt for ovenstående formål. Det vil i praksis sige at:
Fonden opbevarer bogføringsmateriale i 5 år i henhold til bogføringsloven.
Alle modtagne oplysninger vedrørende ansøgning om støtte fra Fonden opbevares indtil 5 år efter et projekts afslutning, hvorefter personoplysninger slettes.

HVEM VIDEREGIVER FONDEN PERSONOPLYSNINGER TIL

Hvor det er påkrævet efter gældende lovgivning, videregiver Fonden oplysningerne til offentlige myndigheder.

Derudover videregiver Fonden oplysningerne til leverandører og samarbejdspartnere, som udfører tjenester for Fonden, hvis det er nødvendigt for, at disse leverandører og samarbejdspartnere kan udføre deres opgaver. Det drejer sig om Fondens administrator, IT-leverandører, bankforbindelser, rådgivere og revisorer. Når der anvendes databehandlere vil behandlingen af og adgang til vores persondata ske indenfor rammerne af en databehandleraftale. Det følger heraf, at disse tredjeparter alene behandler personoplysningerne på vegne af og efter instruks fra Fonden og derfor ikke må videregive eller bruge oplysningerne til egne formål.

Personoplysninger overføres som udgangspunkt ikke til lande uden for EU/EØS. I det omfang personoplysninger overføres til tredjelande, sikrer Fonden et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ved indgåelse af EU-standardkontrakter med modtageren af oplysningerne, eller ved at sikre, at modtagerne som minimum er underlagt særlige certificeringsmekanismer, eller at disse udgør “sikre” tredjelande godkendt af EU-Kommissionen.

DINE RETTIGHEDER

Når Fonden behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

  • Du har ret til at få indsigt i og kopi af de personoplysninger, som Fonden behandler om dig.
  • Hvis Fonden har registreret forkerte oplysninger om dig, har du som udgangspunkt ret til at få sådanne urigtige personoplysninger om dig rettet.
  • I særlige tilfælde har du ret til at få slettet de personoplysninger, som Fonden behandler om dig.
  • I særlige tilfælde har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset til opbevaring.
  • I særlige tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod Fondens behandling af dine personoplysninger.
  • I særlige tilfælde har du ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Hvis du har spørgsmål til Fondens behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende over for Fonden, kan du altid kontakte Fonden som anført ovenfor.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som Fonden behandler dine personoplysninger på.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

FORBEHOLD FOR ÆNDRINGER AF PERSONDATAPOLITIK

Fonden forbeholder sig ret til at ændre denne persondatapolitik, såfremt Fonden foretager ændringer i sine behandlingsaktiviteter. Ved væsentlige ændringer vil Fonden, så vidt muligt, forsøge at kontakte dig herom, inden ændringerne træder i kraft.